Rozmowa kwalifikacyjna – co powinieneś wiedzieć?

W temacie rozmów kwalifikacyjnych swoimi spostrzeżeniami i doświadczeniem dzieli się ze mną Łukasz Sznapka, psycholog, coach i HR Business Partner w największej organizacji w Polsce, Poczcie Polskiej.

Jako rekruter zatrudnił do tej pory około 500 osób, prowadzi szkolenia, warsztaty i coaching dla pracowników, jest ekspertem w kwestiach związanych z Prawem Pracy. Łukasz zgodził się opowiedzieć o tym w jaki sposób przygotowywać się do rozmów kwalifikacyjnych, jak podczas nich się zachowywać i czego w ich trakcie unikać.


 

Dawid Straszak (DS) – Jednym z Twoich obowiązków jest rekrutowanie ludzi i właśnie o tym chciałbym z Tobą porozmawiać. Rozmowy o pracę są w pewnym stopniu tematem tabu i pytania ich dotyczące ograniczają się do „Jak poszło?”. Jednak wielu ludzi ma z takimi rozmowami problem, ponieważ poza odegraniem kilku scenek w ogólniaku na zajęciach z przedsiębiorczości, nie mają gdzie dowiedzieć się jak przechodzić je poprawnie.

 

Łukasz Sznapka (ŁS)– To prawda i to już widać po CV-kach, czyli na poziomie elementarnym, że ludzie nie są przygotowani.

 

 


DS – Jakie są najczęstsze błędy w CV?


ŁS – Przede wszystkim długość. CV powinno się ograniczać do dwóch, góra trzech stron. Jeżeli ma ono sześć stron, to nawet go nie czytam. Kolejnym problemem jest pisanie szczegółów, które nic nie wnoszą. Należy pamiętać o języku, w jakim się piszę, a tu zasada jest prosta – CV ma być w takim języku jak ogłoszenie, chyba, że w tym jest wyraźnie napisane inaczej. Tak naprawdę nie tylko list motywacyjny, ale też CV powinno się dostosować do pozycji i firmy. Ostatnią sprawą jest wpisywanie swoich zainteresowań na tyle ogólnych, że każdy może o sobie to samo powiedzieć: gotowanie, podróżowanie, czytanie książek. To pokazuje, że nie posiada się pasji.

 

 

DS – Dzwoni do mnie rekruter z zaproszeniem na rozmowę o pracę i zapominam go zapytać jaki obowiązuje dress code, a w ogłoszeniu też brakuje takiej informacji. Jak powinienem się ubrać i jak Ty oceniasz ludzi pod względem ubioru?


ŁS – Powinieneś dowiedzieć się czegoś o firmie i o kulturze organizacyjnej. Jeżeli ubiegasz się o pracę w banku, to idziesz do niego zobaczyć jak ubrani są pracownicy. Zawsze należy ubrać się schludnie i elegancko, ale nie należy przesadzać i trzeba umieć dostosować ubiór do stanowiska, o jakie się ubiega – jeżeli ktoś starający się o pracę listonosza przyszedłby na rozmowę w pełnym garniturze z poszetką to mógłbym pomyśleć, że rozczaruje się tą pracą i raczej bym go nie zatrudnił. Świeża i wyprasowana koszula zawsze się broni, więc warto polegać na uniwersalnej elegancji.

 

 

DS – Jakie są najczęściej popełniane błędy podczas rozmów?


ŁS – Ludzie najczęściej nie przygotowują się do rozmów i nic nie wiedzą o danej firmie, co pokazuje ich niski poziom zaangażowania i motywacji do pracy. Często przychodzą osoby roszczeniowe albo na tyle niecierpliwe, że pod koniec rozmowy zadają pytanie „Jak wypadłem?”, a żaden rekruter nie odpowie na takie pytanie. W Poczcie każdy uczestnik może otrzymać informację zwrotną, ale dopiero po zakończonej rekrutacji, co jest bardzo przydatne przy rekrutacjach wewnętrznych. Trzeba pamiętać, że zawsze zostaje po nas ślad. Nie należy przychodzić za wcześnie, a już na pewno nie za późno. Warto również pracować nad stresem. Jasne, że jest to jedna z sytuacji bardzo stresujących, ale nie wołajmy od progu do rekrutera jacy jesteśmy zdenerwowani.

 

 

DS – Pomówmy chwilę o dziwnych pytaniach padających na rozmowach. Podam Ci kilka przykładów, a Ty powiedz, co mają na celu i jakiej odpowiedzi na nie byś oczekiwał. Pierwsze: Jakim byłbyś zwierzęciem?


ŁS – Ja byłbym tygrysem (śmiech)… Mają za zadanie zbijać z tropu, badają poziom kreatywności i otwartość, ale ja osobiście nie lubię tych pytań i one rzadko pojawiają się w rekrutacjach, które prowadzę. To konkretne pytanie pokazuje osobowość badanej osoby, cechy charakteru i szybkość reakcji na niestandardowe sytuacje – jeżeli jesteś leniwcem to nie będziesz pałał entuzjazmem, tygrys zaś może być agresywny w pracy. Jeżeli takie pytanie się pojawi to nie należy mówić jakim zwierzęciem naprawdę jesteś, tylko jakie zwierzę potrzebne by było na tym stanowisku pracy.


DS – Drugie – czego nie powinienem o tobie wiedzieć?


ŁS – Na takie pytanie najlepiej odpowiedzieć w następujący sposób: podać jakąś cechę uważaną przez nas samych za coś negatywnego, ale pożądaną na danym stanowisku, na przykład – zawsze jestem za wcześnie w pracy. Takim samym pytaniem jest: „Jakie są twoje największe wady?”.

 

 

DS – Skoro jesteśmy przy tym pytaniu, kilka osób, które również zajmują się rekrutacjami powiedziało mi, że w ogóle nie przepada za pytaniem o wady kandydata, bo wszyscy uczą się na pamięć odpowiedzi i recytują, że za swój minus uważają chorobliwy perfekcjonizm.


ŁS – Ja też bardzo nie lubię, gdy na rozmowy przychodzą osoby wyuczone, i tu wracamy do pytań, którymi takich ludzi zbija się z tropu. Dodam tylko, że jeżeli ktoś decyduje się na przedstawienie swojej prawdziwej wady, warto dodać, jak ma się zamiar nad nią pracować.

 

 

DS – Jaka jest rola rekrutera w przypadku rozmowy na bardzo specjalistyczne stanowisko?


ŁS – Na takich rozmowach powinien pojawić się rekruter z działu kadr oraz osoba z danego zespołu, która posiada tę specjalistyczną wiedzę, tzw. opiekun merytoryczny rekrutacji. HRowiec raczej poszukuje kogoś pasującego do ogólnego profilu kandydata i może to zweryfikować na tle psychologicznym, na przykład czy dana osoba jest otwarta lub zmotywowana do pracy. Przychodzi mi do głowy historia, w której poszukiwano człowieka na stanowisko administracyjne z językiem duńskim. Został wybrany człowiek, który urodził się w Danii, jednak po rozpoczęciu pracy okazało się, że ani nie zna języka, ani nawet nie powiedziano mu, że język ten będzie w pracy potrzebny. Dlatego też specjalista jest potrzebny do sprawdzenia wiedzy, a rekruter – człowieka.

 

 

DS– W jaki sposób rekruterzy przygotowują się do rozmów?


ŁS – W przypadku rekrutacji istnieje duża standaryzacja i rekruterzy są dobrze przygotowani do rozmów, więc w większości wypadków sprawnie sprawdzają umiejętności miękkie, które mają być zbadane. Dostajemy odpowiednio wcześnie listy motywacyjne i CV-ki, więc możemy się przygotować i choć zdarza się zapomnieć o czymś, co było w nich zawarte to należy pamiętać, że CV jest tylko wizytówką, która ma służyć temu, żeby zostać zaproszonym na rozmowę, a reszta dzieje się wg. procedur, które istnieją w danej firmie. Rekruter powinien mieć ze sobą CV kandydata na każdej rozmowie .

 

DS – Ile rekruter poświęca czasu kandydatowi?


ŁS – To zależy od tego jak rozbudowana jest dana rekrutacja. Są takie, które trwają kilka godzin i zawierają prace w grupie, case studies, wywiad, test itp. Z drugiej strony mamy rekrutacje na stanowiska wykonawcze, gdzie te rozmowy są dość krótkie, więc wprawionemu i doświadczonemu rekruterowi nie zajmuje to zbyt wiele czasu.

 

DS – Zawsze na końcu rozmowy kwalifikacyjnej, ze strony rekrutera pada pytanie: „Czy masz jakieś pytania?”. Wydaje mi się, że ludzie nie wykorzystują jego pełnego potencjału. Co Ty o tym sądzisz?


ŁS – Owszem, zawsze powinno się pojawić, ale śmieszy mnie przekonanie ludzi, że na to pytanie zawsze należy odpowiedzieć tak, jakby było ono kolejnym elementem rozmowy, w którym należy się wykazać. Wyobraź sobie, że przeprowadzałem kiedyś dużą rekrutacje na stanowisko kierownicze i przy 100 kandydatach, prawie wszyscy na to pytanie odpowiadali pytaniem „Kiedy mogę spodziewać się odpowiedzi?”. To jest czas dla kandydata by dowiedzieć się wszystkiego, co może się dla niego liczyć, czyli „Gdzie będę dokładnie pracował, jakie będą moje obowiązki, jak duży będzie mój zespół?”

 


DS – Dość powszechną praktyką stało się sprawdzanie przez firmy zewnętrzne autentyczności naszych CV dla firm, do których się rekrutujemy. Osobiście odbieram to jako oznakę braku zaufania od samego początku. Jakie jest Twoje podejście?


ŁS – Jestem zdania, że historie zatrudnienia da się sprawdzić podczas rozmowy, więc nie musiałbym uciekać się do takich narzędzi.

 

 

DS– Ile powinna trwać sama rozmowa kwalifikacyjna?


ŁS – Dobra rozmowa to przynajmniej 45 minut.

 

 

DS – Myślisz, że jesteś w stanie powiedzieć, czy po 45 minutach człowiek nada się na dane stanowisko?


ŁS – Pewnie, że nie, bo zatrudnienie kogoś to danie bardzo dużego kredytu zaufania. Dlatego oprócz rozmowy jest wiele narzędzi typu case study czy test wiedzy, dzięki którym od razu możesz poznać kompetencje danej osoby. Jednak dla mnie jako psychologa ważnym też jest zbadanie czy taka osoba będzie pasowała do zespołu, albo czy spełni się w charakterystyce danej pracy.

 

 

DS – Rozmowa kwalifikacyjna to sytuacja stresowa, nie wiemy czego się spodziewać, jesteśmy w niewygodnej pozycji pytanego, niemniej jednak kilkakrotnie widziałem jak ludzie całkowicie się rozluźniają i nabierają odwagi, gdy zaczynają mówić o swoich zainteresowaniach.


ŁS – Ogromnie warto wspominać o swoich zainteresowaniach, bo dobrze jest mieć pasję. Choćby miała być to jedna rzecz, ale konkretna – nie uprawianie sportu, tylko kultura Chin XVI wieku. Bo właśnie pasja może być tym, czym się przekona rekrutera. Nie należy również w zainteresowaniach wpisywać nieprawdy, która jest związana z danym stanowiskiem, bo to bardzo szybko zostanie zweryfikowane i nie tylko spowoduje utratę zaufania rekrutera, ale też spadek pewności siebie kandydata.

 

DS – Czy na rozmowach trzeba mówić to, co pracodawca chce usłyszeć?


ŁS – Jestem zdania, że na rozmowie trzeba pokazać siebie, ale warto wiedzieć czego pracodawca oczekuje i odpowiadać na jego zapotrzebowania. Rozmowa to nic innego jak umiejętność sprzedaży siebie. Mało prawdopodobne, żeby sprzedać krzesło komuś, kto potrzebuje stołu. Sama obecność osoby na rozmowie świadczy, że odpowiada ona na te potrzeby pracodawcy, o których była mowa w ogłoszeniu. Jesteśmy teraz świadkami postępującej różnicy pokoleń – teraz ludzie pracują, żeby żyć, a nie żyją by pracować, a sprostanie tym wymaganiom jest wielkim wyzwaniem dla pracodawców.

 

 

DS – Jak sprawić by nasze CV zostało zauważone, a tym samym nie wystawić się na śmieszność?


ŁS – Najważniejsze, aby CV było przejrzyste i ładne, zwłaszcza, że jest ogromna ilość możliwości by zadbać o jego estetykę, np. dodając zdjęcie, na którym korzystnie się prezentujemy. Chcesz zostać zauważony? Zmień ustawienie strony na poziome. Jednak trzeba też mieć na uwadze stanowisko, na które aplikujemy, bo designer nie powinien mieć CV z szablonu ściągniętego z internetu.

 

 

DS – Co się dzieje kiedy zażyczymy sobie zbyt dużo wynagrodzenia za stanowisko?


ŁS – Rekruter powinien zapytać, czy ta kwota podlega negocjacji. Jeżeli nie, to kandydat zostanie o tym poinformowany później, a jego kandydatura odrzucona.

 

 

 

 

Korekta: Anna Sroka
Photo Copyright © 2015 by Alicja Protasewicz